Página 2 de 2
Artigo
Por que saber escolher um sistema de NF-e é tão importante?
As regrinhas importantes no momento de escolher um sistema de NF-e estão aqui. Se todos esses elementos forem bem observados, o contribuinte não só terá feito uma boa escolha, mas também terá reduzido significativamente a sua exposição fiscal, o risco de autuações e evitará complicações no seu processo de faturamento.
Por que um contribuinte quer fazer uma boa escolha?
- Pagar um preço justo pelo sistema (quando instalado na empresa) ou serviço (quando se usa um serviço terceirizado de NF-e)
- Escolher o sistema mais aderente a realidade da empresa
- Escolher a forma de contração que melhor se ajuste a dinâmica da empresa
- Escolher um sistema que obedeça a legislação, garanta atualizações (são muitas) e preste um suporte completo e ilimitado
- Escolher um sistema que não exponha a empresa a autuações, fiscalizações e irregularidades fiscais
- Escolher um sistema que não prejudique, atrase ou interrompa o faturamento, não traga ineficiência no processo de saída de mercadorias, não faça a empresa perder clientes e que traga algum ganho real
O que deve ser avaliado e considerado em um processo de seleção de um sistema e de um fornecedor de NF-e?
- Experiência do Fornecedor e Maturidade do sistema (O contribuinte deve escolher um fornecedor que tenha um sistema com no mínimo um ano em uso em mais de 100 clientes. Nenhum sistema fica maduro antes desse prazo e com poucos usuários de apenas alguns estados – cada estado tem aspectos diferentes)
- Clientes satisfeitos (é importante ligar para os clientes, perguntar se comprariam o sistema novamente do mesmo fornecedor e se indicariam para o seu melhor amigo. Se essas duas respostas forem positivas, deve-se confiar na indicação)
- Clientes parecidos com você (ao buscar referencias, é importante saber se o fornecedor está acostumado a atender empresas como a do contribuinte, pois cada empresa, com cada tamanho e em cada segmento, tem realidade diferentes
- Integração padronizada e flexível (caso seja uma empresa que possua um sistema de faturamento, a integração ofertada pelo fabricante do NF-e deve ser bastante flexível e simples para não trazer novos custos para o contribuinte. Uma integração incompleta ou mal feita, gera problemas fiscais, pois poderá não haver a conciliação de notas, podendo elas não estarem sincronizadas com as Fazendas)
- Sistema completo mesmo (Ele deve atender 100% dos requisitos de todos os manuais e legislações para não expor a empresa a uma fiscalização)
- Atualizações legais incluídas (a quantidade de atualizações legais e técnicas é enorme, portanto deve-se exigir em contrato a garantia da entrega dessas atualizações)
- Interface de digitação de notas (Para empresas que não possuem qualquer sistema de faturamento, o sistema de NF-e deve oferecer telas simples para a digitação das notas, com cadastro de clientes, produtos, transportadoras, acesso com usuário e senha e muito mais)
- Contingências (todas) (As Fazendas saem do ar, enfrentam problemas de estabilidade e mesmo quando tudo está bem, o contribuinte pode ter problemas de conectividade, assim, a NF-e disponibiliza diversas formas alternativas de envio, que sempre são necessárias. Ter um sistema sem essas alternativas é correr o risco de ficar sem faturar por longos períodos)
- Envio e recebimento de notas de clientes e fornecedores (Não basta enviar/emitir notas, mas o sistema deve estar preparado para receber as Notas Eletrônicas dos fornecedores do contribuinte, sobretudo porque a guarda dos arquivos eletrônicos é obrigatória para emitentes e opcional para não emitentes. Receber esses arquivos eletrônicos é muito bom, pois os dados dos fornecedores, produtos, valores podem ser inseridos automaticamente no sistema de gestão do contribuinte, além de diversos processos de validação e checagem serem realizados, evitando assim erros ou fraudes causados por fornecedores)
- Contrações flexíveis (o fabricante deve oferecer formas de contratação que permitam desde a instalação do sistema na infra da empresa, até a terceirização da emissão, transmissão, processamento e guarda das NF-e, cobrando por exemplo, um valor proporcional a utilização do sistema. Neste caso, nada fica instalado na empresa, tudo fica sob responsabilidade do terceirizado)
Em caso de dúvidas fale com a MobiOn.
(nós temos a certeza que poderemos lhe atender obedecendo todos os requisitos deste artigo!)